苏州弘化社慈善基金会活动物资管理办法

为加强基金会物资有效管理，厉行节约，特制定本办法。

第一条 定义

本办法中会议物资，包括电脑、打印机、相机以及项目结缘品如书籍、雕版刷印成品等本基金会财产。

第二条 物资统筹

1.会议或活动期间需要使用的物资，会前由会议组织人进行统筹。

2.归个人使用的，如电脑由使用人负责。

3.部门共同使用物资，如打印机、相机等，如需借用，会议组织人应提前做好沟通，办理相关借用手续。并提前明确由会议组织人或指定责任人负责物资安全。

4.由基金会理事会秘书处统一保管的物资，由会议组织负责人说明情况，按流程申批后领用。

5.如需采购的物资，会前填写采购申请书，按程序审批，通过后落实采购事宜。

第三条 领用流程

1.由会议负责人或其指定人员，钉钉填写“活动物资申领”单，由申请人所在部门负责人、分管副秘书长审核后，经物资保管部门确认，理事会秘书处、秘书长审批后领用；

2.物资保管人员，严格按照审批单，领取物品，做好出库登记。

3.要做好活动物资的使用记录。特别是对于基金会项目物资，如库存明细账上的赠送书籍、雕版品及其他物资等，要登记计划发放名单。在活动结束，由理事会秘书处或项目组物资管理人核对。并应有“发放人、证明人”等签字确认。

4.活动结束后，借用物资要即日归还；剩余物资，需在两个工作日之内，清点返还入库。

第四条 其他

1.基金会工作人员不得在会议期间领取任何与工作无关的物品，或私相授受、转赠他人；

2.有关会议的重要资料，必须妥善保存，严禁复制、外传和对外泄漏。

3.本规定由理事会秘书处负责解释。

4.本规定经苏州弘化社慈善基金会第二届理事会第五次会议审议通过并正式执行。

附件

物资申领单

编号:                                                序号:

采购申请单